Bestuursvergadering 6

Datum: 11/03/2019

Locatie: Kelder 3

Aanwezig bestuur: - Wout Schellaert (PR) - Jasper Devreker (sysadmin) - Timo De Waele (finance) - Robbe Van Herck (Voorzitter) - Arne Bertrand (Project) - Rien Maertens (Vice)

Aanwezige leden: - Jan-Pieter Baert - Kenneth Van Den Driessche - Yasmine Bogaert

Verslag door Arne Bertrand

Agenda

Goedkeuring agenda & verslag

Financiën

  • status:
    • € 1255 positief
    • € 720 nog terug te krijgen van partners
      • € 200 codekata
      • € 520
    • geld HTTPizza moet nog gefixd worden
  • Teambuilding:

    Om een nog hechter team te vormen en ook om even stoom af te blazen van al het besturen willen we eens gaan teambuilden. Dit doen we uiteraard niet op kosten van de leden. We willen een dezer dagen nog eens naar O’Learys, hiervoor voorzien we de overschot van de sponsoring van het codekata event als financiering.

  • Stock bijhouden:

    We zijn hier te laks in, en vooral op events moeten we beter de stock bijhouden. Er kwam een tip vanuit het ledenpubliek om een checklist voor events op de kassa te plakken.

  • aankoopsuggesties:

    Zowel de leden als het bestuur hadden enkele suggesties waar we ons subsidiegeld naar kunnen smijten:

    • nieuwe koelkast-computer-touchscreen-ding
    • bluetoothscanner
    • nieuwe kabelmakertang
    • meer kabel
    • zie ook suggestiedocument op gitlab-drive

Sysadmin

  • Is een self-hosted minecraft server doenbaar?
    • ja, jasper gaat eens kijken
  • dickens is gemigreerd
  • cammie config interface is niet meer publiek
  • er is een backup gemaakt van derp wegens vreemde ideeën over samenvattingen vanuit de ugent

Projecten

  • G2
    • Gaat op donderdag 14 maart officieel van start met een codenight Hiervoor moet het volgende gebeuren:
      • announcement
      • mail
      • FB
    • Timeframe: 1 jaar
      • Idealiter MVP tegen begin academiejaar
    • Eerst project-deel
    • Daarna pas gamification
  • MOZAIC
    • We willen een kleine inhouse competitie houden met een minimale werkende build
    • Ilion still ilioning
    • CLI is onderweg
    • Intel sponsoring is niet echt een ding dit jaar, is niet echt overdraagbaar naar eventueel volgende besturen, hangt vast aan persoon. Enkel kennis en contactadressen kunnen worden overgedragen.
  • 12UL
    • bluetooth dingen werken op espresso-arch
    • Count von Count werkt
    • radiofrequentiedingen blijken te werken, nog WIP
    • Het plan is beide tegelijk te draaien op de 12UL, met 2 CVC instanties
    • Er moet nog een operationele test worden ingepland, dit liefst zsm.
    • Er moeten ook nog meer radiodingen worden aangekocht
  • Hydra
    • Ieben is authorized IOS dev
    • Nieuwe ios versie is gepusht
    • We willen Ieben beetje onboarden en begeleiden, zodat hij eventueel de ios-fakkel kan overnemen

Events

  • VPW
    • Bus is gefixt, 60 plaatsen
    • De opkomst is miniem, dit door te weinig en te late promo.
    • “tis ook gewoon een saai event” - Arne Bertrand 2019
  • BBQ
    • Yasmine en Timo nemen het op zich om dingen met feli te regelen.
  • Jobavond-dink
    • fb pagina is aangemaakt, zeus is meebeheerder
    • Het gaat door op 28 maart om 19u30
    • Hoogtijd dus om met promo te starten.
    • We denken aan iets simpels als champagne/cava/kidibul als sprekersbedanking
    • De receptie wordt betaald door OC’s, maar we willen niet te zot doen.
    • Rien fixt dingen
  • CTF feedback
    • Heel leuk event, bedankt Jasper, Rien en David. Naar ons inziens zeker een vervolg waardig

Algemeen

  • Ereleden/endorsements We willen het concept “ereleden” vervangen door “sponsorende leden”. Dit houdt in dat mensen die financieel steun willen bieden aan Zeus hiervoor enkele perks in de plaats krijgen: - Een stukje op de site met naam, quote, foto, link, … - extra dingen op BBQ? - Gratis pin - verjaardagskaartje We leggen het minimumbedrag hiervoor op €20.
    • Endorsements
      • Er blijkt dringend nood aan duidelijke guidelines over wat een endorsement inhoudt. Het is niet de bedoeling om er een grappendatabank van te maken, hiervoor is er de wiki.
    • Robbe is verantwoordelijk
  • BAPC

    We kregen een vraag vanuit de organisatie van de BAPC om een locatie te hosten voor de preliminary round. Op het eerste zicht ziet het er een leuk event uit met weinig extra werk, zo een beetje a la hashcode.

    • Datum ligt op 21 september, is de zaterdag na de eerste dag van het semester. Ligt dus een beetje vervelend.
    • meer info vragen, rien ping TODO
  • Radio VDK

    We kregen ook een vraag vanuit de VDK voor advies over een radiouitzending. Aangezien wij hier weinig over weten en ons geen extra commitments op de hals willen halen zullen we ze doorstuen naar urgent fm voor advies.

  • Pins

ZEUS PINS!

 - 100 pins voor €190, kan voor €2-3-5 verkocht worden, meer bestellen kan ook, meer kopen is minder duur
 - we kopen er waarschijnlijk 100
  • Truien
    • er zijn al 11 geinteresseerden
    • voor eind maart moeten de bestellingen gebeuren
  • Idee: interview het team dat doorgaat naar de hashcode finale

  • Idee: DND avond

    Zelfde model als de spelletjesavond, maar dan DND. Kenneth en Timo nemen het op zich. - Voorlopig vastgepind op 8 mei

  • spelletjesavond featuring PRIME

    Zoals gewoonlijk weer een toffe spelletjesavond, gepland op 20 maart.

Volgende vergadering

  • Evaluatie Open Vergadering

    Voor de eerste keer dit jaar waren er enkele leden aanwezig op de vergadering. Dit verliep vlot en bracht een duidelijke meerwaarde. We willen dit vaker doen, maar we blijven op de hoede voor overdreven lange discussies die de vergaderigen onmogelijk lang maken.

Varia

/cc @bestuur